Praxis Factory GmbH

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Effizient. Sicher. Rechtskonform.

Unternehmer­ische Beratung und Verfahrens­dokumentation für Ihre Praxis​

Unser Angebot

Sind Sie als Praxisinhaber
ĂĽberlastet mit BĂĽrokratie und
rechtlichen Anforderungen?

Der Alltag in Arzt- und Zahnarztpraxen ist fordernd: Neben der medizinischen Versorgung müssen Sie auch komplexe betriebswirtschaftliche, organisatorische und rechtliche Anforderungen bewältigen.

Manchmal haben Sie das Gefühl, dass die Haupttätigkeit gar nicht mehr die Arbeit am Patienten ist, sondern durch die Arbeit am Schreibtisch ersetzt wurde?

Unklare Prozesse, mangelnde Dokumentation und fehlende Strukturen können schnell zu Problemen führen, sei es bei internen Abläufen oder im Hinblick auf Prüfungen durch das Finanzamt.

Dementsprechend wichtig ist eine optimale Prozessstruktur und eine rechtssichere Verfahrensdokumentation, um durch effiziente Prozesse Aufwand und Geld zu sparen – doch wie bleibt neben dem vollen Praxisalltag noch Zeit, diese umzusetzen?
DafĂĽr sind wir da:

Buchen Sie hier ein Initialgespräch

Wenn Sie denken, dass Sie zu viel Zeit damit verbringen, die Praxis zu managen oder diese aus unternehmerischer Perspektive besser organisieren wollen, dann finden Sie hier mehr über unser Angebot heraus und buchen Sie ein kostenloses Initialgespräch, um die Herausforderungen in Ihrem Unternehmen Praxis gemeinsam anzugehen.

“Sie behandeln Ihre Patienten, wir kümmern uns um die Details.”

Verwaltungs­aufwand und Unsicherheiten gefährden Ihre Effizienz und Sicherheit​

Der administrative Aufwand und der Druck, medizinische Dienstleistungen optimal und regelkonform anzubieten, wachsen ständig an. Ohne klare Strukturen kann wertvolle Zeit verloren gehen, Mitarbeiter sind unsicher und die Zufriedenheit der Patienten leidet darunter. Zudem birgt eine mangelnde oder veraltete Verfahrensdokumentation rechtliche und finanzielle Risiken.

Die komplexen Anforderungen als Praxisinhaber lassen sich nicht mehr allein mit medizinischem Wissen lösen; Sie brauchen betriebswirtschaftliche und unternehmerische Expertise an Ihrer Seite.

Unsere Lösung: Maß­geschneiderte Verfahrens­dokumentation und Prozess­optimierung für Ihre Praxis​

Wir sind Ihre Experten für unternehmerische Beratung, Prozessoptimierung und rechtssichere Verfahrensdokumentation für Praxen. Mit uns erhalten Sie nicht nur eine perfekt auf Ihre Praxis abgestimmte Verfahrensdokumentation, sondern auch eine umfassende Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Praxisprozesse und bei unternehmerischen Entscheidungen.

Wir unterstützen Sie mit unserer Expertise, rechtliche Risiken zu
minimieren, Effizienzen zu steigern und so wieder mehr Zeit für das Wesentliche – Ihre Patienten – zu gewinnen.

Unsere Verfahrensdokumentation ist, wie ein perfekter Anzug, maßgeschneidert für Ihre Praxis. Über 1-zu-1-Beratung stellen wir sicher, dass Ihre internen Abläufe optimal strukturiert und rechtlich abgesichert sind. Zudem unterstützen wir Sie in strategischen und betriebswirtschaftlichen Fragen, damit Ihre Praxis auch aus unternehmerischer Sicht besser läuft als je zuvor. 

Buchen Sie hier ein Initialgespräch

Vorteile bei uns

Ihre Vorteile bei uns – professionelle Unterstützung, die sich auszahlt:

1) 1-zu-1-Beratung durch Praxis-Experten
Persönliche Betreuung und Beratung auf Augenhöhe

2) Sparringspartner fĂĽr Praxisinhaber
Wir verstehen Ihre Herausforderungen und finden die passenden Lösungen

3) Langjährige Erfahrung und Fachwissen
Erfahrungsbasierte Optimierung Ihrer Prozesse und rechtssichere Dokumentation durch Experten

4) Rundum-Service
Von der Beratung fĂĽr Ihr Unternehmen Praxis ĂĽber die Erstellung bis zur Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation

5) Rechtssicherheit gegenĂĽber dem Finanzamt
Sie sind bei PrĂĽfungen jederzeit abgesichert

6) 24/7 VerfĂĽgbarkeit Ihrer Dokumentation
Digital und jederzeit für Sie zugänglich

Wer wir sind

Andreas Paschhoff

Andreas Paschhoff ist Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt fĂĽr Steuerrecht und Fachberater im Gesundheitswesen (H:G/METAX). Er bringt jahrzehntelange Erfahrung im Gesundheitswesen mit und bietet fundierte Beratung in Rechts- und Steuerfragen, insbesondere fĂĽr Arzt- und Zahnarztpraxen.

„Mein Fokus? Die Verfahrensdokumentation, ein Bereich, der für Sie mehr leisten kann als bloß gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Ich möchte Ihre Prozesse nicht nur regelkonform, sondern auch durchdacht und übersichtlich gestalten, sodass Sie und Ihr Team den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können.“

Andreas Paschhoff

Juliane Hoffmann

Juliane Hoffmann ist Dentalbetriebswirtin und hat jahrelange Erfahrung als Praxismanagerin und Beraterin für Qualitätsmanagement und Strukturentwicklung. Sie kennt die internen Abläufe und Herausforderungen, mit denen sich jede Praxis auseinandersetzen muss, genau.

„Mein Ziel ist es, Abläufe zu schaffen, die nicht nur gesetzeskonform sind, sondern vor allem den Praxisalltag spürbar erleichtern und dem gesamten Team echten Mehrwert bieten.“

Mit der Beratung durch Juliane Hoffmann werden Ihre Prozesse effizienter und durch ihre Erfahrung im Onboardingmanagement Ihr Team optimal eingesetzt.

Juliane Hoffmann

Praxis-Beratung

Betriebswirtschaftliche, unternehmerische und strategische Fragen stellen sich in allen Phasen des Praxislebens:

In jeder dieser Phasen sind andere Herausforderungen zu ĂĽberwinden. In Ihrer Rolle als Praxis-Unternehmer haben Sie Entscheidungen in vielen Bereichen zu treffen, insbesondere:

• Praxisstrategie
• Positionierung
• Wachstumsstrategie
• Businessplan
• Finanzplanung (Liquidität / Rentabilität)
• Finanzierungsberatung
• Begleitung bei Verhandlungen
• Begleitung bei Bankgesprächen
• Controlling
• Marketing
• Recruiting von Mitarbeitern
• Personalführung
• Die 3 Rollen des Praxisinhabers
• Zeit- und Selbstmanagement für Praxisinhaber

Damit Ihr Unternehmen Praxis ein voller Erfolg wird, beraten und coachen wir Sie als Sparringspartner in jeder Phase Ihres Praxislebens und stehen persönlich an Ihrer Seite.

Prozess­optimierung & Verfahrens­dokumentation​

Durch eine individuell fĂĽr Ihre Praxis erstellte und rechtskonforme Verfahrensdokumentation sorgen Sie in Ihrem Unternehmen fĂĽr mehr Sicherheit, Transparenz und Effizienz.

Wir begleiten Sie von der Praxis-Beratung, über die Erstellung der Verfahrensdokumentation, bis hin zur betreuten Analyse, Auswertung und Anpassung. 

Wir sind spezialisiert auf die Bedürfnisse von Arzt- und Zahnarztpraxen und beachten diese entsprechend bei Prozessoptimierung, der Qualitätssicherung und Qualitätssteigerung. Gemeinsam mit den Experten der Praxis Factory schaffen Sie nicht nur mehr Rechts- und Datensicherheit, sondern profitieren gleichfalls von vereinheitlichten und automatisierten Prozessen sowie Kontroll- und Präventionsmaßnahmen für Ihre Praxis.

Verfahrensdokumentation

Wir erstellen mit Ihnen eine individuell auf Ihre Praxis zugeschnittene und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation

Analyse und Dokumentation von Geschäftsprozessen

Wir analysieren gemeinsam Ihre vorhandenen Geschäftsprozesse und dokumentieren diese in strukturierter und leicht verständlicher Form

Organigramm

Wir erstellen eine Übersicht Ihrer Organisationsstrukturen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Praxis

Risikoanalyse und KontrollmaĂźnahmen

Wir führen eine Risikoanalyse der Buchführungsprozesse durch, um potenzielle Risiken und Schwachstellen in den Geschäftsprozessen zu identifizieren und schlagen geeignete Kontrollmaßnahmen vor

Beratung und Schulung

Wir beraten Sie in Bezug auf Best Practices für die Geschäftsprozesse und schulen Ihre Mitarbeiter, um ein besseres Verständnis und eine effektive Nutzung der Prozesse und der Verfahrensdokumentation zu gewährleisten

Aktualisierung und Pflege der Verfahrensdokumentation

Wir sorgen dafür, dass Ihre Verfahrensdokumentation stets aktuell bleibt und Änderungen in Ihren Geschäftsprozessen oder im regulatorischen Umfeld berücksichtigt bleiben

In 6 Schritten zu Ihrer individuellen Verfahrens-dokumentation

  • 1)     Initialgespräch zur Identifikation Ihrer individuellen Anforderungen
  • 2)     Datenerhebung Ihrer aktuellen Praxisprozesse
  • 3)     Erstellung der Verfahrensdokumentation, abgestimmt auf Ihre BedĂĽrfnisse
  • 4)     ĂśberprĂĽfung und Feinanpassung gemeinsam mit Ihnen
  • 5)     Implementierung und Schulung Ihrer Mitarbeiter
  • 6)     Jährliche Aktualisierung und Sicherung der Verfahrensdokumentation in einem revisionssicheren System, jederzeit digital zugänglich

Mit uns an Ihrer Seite wird die Effizienz Ihrer Praxis optimiert und alle gesetzlichen Anforderungen erfĂĽllt.

Lassen Sie sich nicht von Bürokratie aufhalten. Setzen Sie auf die Profis für Verfahrensdokumentation und Prozessoptimierung – wir machen Ihre Praxis fit für die Zukunft.

Buchen Sie hier ein Initialgespräch

FAQ

Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle wichtigen organisatorischen sowie technischen Prozesse und Abläufe, die in einem Unternehmen stattfinden und die steuerlich relevant sind. Das umfasst die gesamte Vorgehensweise vom Empfang über die Erfassung, die Verarbeitung, die Speicherung bis zur Aufbewahrung von digitalen Daten und physischen Belegen. Sie gibt einen strukturierten Überblick über die innerbetrieblichen Prozesse. Die Verfahrensdokumentation dient dazu, die steuerlich relevanten innerbetrieblichen Prozesse für das Finanzamt – vor allem für den Betriebsprüfer – verständlich und nachvollziehbar zu machen.

Sie trägt als wichtiger Bestandteil der internen Unternehmensführung dazu bei, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Sie hilft dabei, die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse zu überprüfen und zu verbessern. Darüber hinaus hilft sie, Risiken zu identifizieren und zu reduzieren.

 

Die Verfahrensdokumentation zur Belegablage betrifft alle Belege, die der Dokumentation von Geschäftsprozessen dienen und handels- oder steuerrechtlich relevant bzw. buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sind. Sie ist für alle Unternehmen verpflichtend notwendig, um der in den GoBD geforderten Belegsicherung der Grundbuchaufzeichnung nachzukommen.

Die Verfahrensdokumentation zur Registrierkasse betrifft die Dokumentation von elektronischen Registrierkassen und muss von bargeldintensiven Unternehmen zur ordnungsgemäßen Kassenführung erstellt werden.

Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen bezeichnet die digitale Erfassung von Papierrechnungen, wobei die Belege in Papierform vernichtet werden dĂĽrfen, wenn das Unternehmen diese Verfahrensdokumentation erstellt hat und ein revisionssicheres Archiv nutzt.

 

Die Verfahrensdokumentation setzt sich aus vier Teilen zusammen:

Die allgemeine Beschreibung erklärt, welches Verfahren bzw. welcher Prozess dokumentiert wird und beschreibt die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Sicherung aller für die Buchführung relevanter Daten.

Die Anwenderdokumentation beschreibt die Verfahren und Maßnahmen bei der Verarbeitung von Belegen sowie der Gestaltung dieser Prozesse bei der täglichen Anwendung.

Die technische Systemdokumentation erfasst nachvollziehbar die Abläufe innerhalb der eingesetzten Software und im Netzwerk sowie der Datenintegrität.

Die Betriebsdokumentation enthält alle relevanten Informationen über IT-Systeme und Betriebsabläufe und betrifft die Gewährleistung der IT-Sicherheit des Unternehmens.

 

Eine Verfahrensdokumentation muss jeder erstellen, der auch eine Buchführung erstellen oder regelmäßige Aufzeichnungen führen muss. Das gilt unabhängig davon, ob die Buchführung bzw. die Aufzeichnungen mit einer Bilanz oder einer Einnahmen-Überschussrechnung abgeschlossen werden. Die Verpflichtung zur Erstellung gilt unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens. Die Verpflichtung gilt für alle Rechtsformen (Einzelunternehmen, GbR, OHG, KG, PartG, UG, GmbH, etc.).

 

Auch Ärzte, Zahnärzte und andere Heilberufe sind zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Das gilt sowohl für Einzelpraxen, örtliche/überörtliche Berufsausübungsgemeinschaften, MVZ und für Kliniken.

 

Die GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen FĂĽhrung und Aufbewahrung von BĂĽchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Richtlinien, die vom Bundesministerium der Finanzen erlassen wurden (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – IV A 4 – 0316/19/10003:001 – BStBl. 2019 I 1269). Sie legen die Anforderungen fest, die Unternehmen in Bezug auf die FĂĽhrung und Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsunterlagen erfĂĽllen mĂĽssen, wobei die Verfahrensdokumentation ein wesentlicher Bestandteil dieser Anforderungen ist. Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, dass dem Finanzamt innerhalb kurzer Zeit ein Ăśberblick ĂĽber die Geschäftsprozesse und Kontrollverfahren des Unternehmens ermöglicht wird.

 

Mehr Sicherheit fĂĽr Ihr Unternehmen:

  • Rechtssichere BuchfĂĽhrung (entsprechend § 146 AO und GoBD)
  • Rechtssichere Vernichtung von Belegen (Ersetzendes Scannen)
  • Unternehmensschutz (präventive MaĂźnahmen und Organisationshandbuch)
  • Schutz vor steuerlichen Sanktionen bei BetriebsprĂĽfungen
  • Verbesserte Datenqualität

Mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen:

  • Vorsorge und Absicherung (Notfallordner fĂĽr den Ausfall betriebsrelevanter Personen und bei innerbetrieblichen Notfallsituationen)
  • Fundierte Geschäftsentscheidungen (Transparenz und aussagekräftige Analysen)
  • Gewährleistung einer nahtlosen BetriebsĂĽbergabe / Nachfolge und Sicherung der Kontinuität (Dokumentation und klare Prozessbeschreibungen)

Mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen:

  • Verbesserung der betrieblichen Effizienz durch strukturierte Prozessabläufe
  • Optimierte Prozesse durch Handlungsempfehlungen und Best Practice Methoden
  • Keine Aufbewahrungspflicht fĂĽr Papierbelege bei ersetzendem Scannen
  • Zeit- und Kostenersparnis durch Digitalisierung und Automatisierung
  • Qualitätskontrolle und Risiko-Minimierung durch Schwachstellen-Analyse
 

Eine Verfahrensdokumentation muss den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse der für die Besteuerung relevanten Prozesse eines Unternehmens enthalten. Das gilt sowohl für die Verfahren der Datenverarbeitung wie für die Verfahren zum Umgang mit physischen Unterlagen. Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, verständlich und schlüssig sein. Sie setzt sich aus einer allgemeinen Beschreibung, der Dokumentation der Anwender, der technischen Systeme und des Betriebes zusammen. Die Verfahrensdokumentation muss unveränderbar (revisionssicher) gespeichert und regelmäßig aktualisiert werden.

 

Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann verschiedene Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Im Rahmen der Buchführung bzw. Aufzeichnungspflicht stellt das Fehlen einer Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel dar, der die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung eines Sicherheitszuschlages berechtigt und damit zu hohen Steuernachzahlungen führen kann, insbesondere wenn zusätzlich materielle Mängel auftreten. Neben den steuerlichen Sanktionen kann das Fehlen einer Verfahrensdokumentation durch einen Mangel an Transparenz auch zu Ineffizienzen führen. Potenzielle Risiken und Schwachstellen in den Geschäftsprozessen können unerkannt bleiben, was das Unternehmen anfällig für Probleme und Störungen machen kann.  

 

Der Betriebsprüfer des Finanzamts wird sich die Verfahrensdokumentation zu Beginn einer Prüfung vorlegen lassen und die relevanten Abläufe innerhalb der Praxis anhand der Verfahrensdokumentation überprüfen. Würde der Betriebsprüfer feststellen, dass die Abläufe nicht wie in der Verfahrensdokumentation beschrieben stattfinden, ist die Verfahrensdokumentation nicht ordnungsgemäß und es liegt ein formaler Mangel der Buchführung – und damit ein Verstoß gegen die GoBD – vor. Dass kann ggf. zu Sicherheitszuschlägen und hohen Steuernachzahlungen führen.

 

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